Fonctionnalité CRM

# Dossiers formation & conformité : chaque pièce au bon endroit, chaque étape tracée.

Structurez vos dossiers de formation avec les pièces obligatoires, le suivi des étapes et la traçabilité complète exigée par Qualiopi et les financeurs.

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Le problème

## Des dossiers incomplets, des pièces manquantes, des audits stressants.

La gestion administrative des dossiers de formation est un cauchemar quand elle repose sur des dossiers papier ou des arborescences de fichiers. Pièces manquantes, versions obsolètes, étapes non tracées : chaque audit devient une source d'angoisse.

- Pièces obligatoires oubliées ou introuvables
- Aucun suivi clair des étapes de chaque dossier
- Traçabilité insuffisante pour les audits Qualiopi
- Temps perdu à reconstituer les dossiers en urgence

La solution tech&vape

## Une gestion de dossiers conçue pour les exigences du secteur formation.

### Fiche dossier complète

Chaque dossier de formation dispose de sa fiche structurée : formation concernée, stagiaires, organisme financeur, dates, statut et montant. Tout est centralisé et accessible en un clic.

### Checklist des pièces obligatoires

Pour chaque dossier, tech&vape affiche la liste des pièces requises (convention, programme, émargements, attestation, etc.) et leur statut : reçue, en attente, manquante. Impossible d'oublier un document.

### Suivi des étapes

Suivez l'avancement de chaque dossier étape par étape : devis accepté, convention signée, formation réalisée, évaluation envoyée, facturation émise. Chaque étape est datée et tracée.

### Traçabilité pour l'audit

Chaque action sur un dossier est horodatée : ajout de pièce, changement de statut, envoi de document. Vous disposez d'un journal d'activité complet, prêt pour un audit.

### Conformité Qualiopi intégrée

Les checklists et les étapes sont alignées sur les exigences du référentiel Qualiopi. tech&vape vous alerte si un dossier n'est pas conforme et vous guide pour le compléter.

## Les bénéfices concrets pour votre organisme.

### Audits sereins

Chaque dossier est complet, tracé et conforme. Vous abordez vos audits Qualiopi avec confiance, sans course de dernière minute.

### Gain de temps administratif

Plus besoin de fouiller dans les emails ou les dossiers partagés. Chaque pièce est rattachée à son dossier, chaque étape est visible en un coup d'oeil.

### Réduction des erreurs

Les checklists automatiques et les alertes de pièces manquantes éliminent les oublis. Vos dossiers sont complets avant même que le financeur ne les demande.

### Vision globale de vos dossiers

Tableau de bord dédié aux dossiers en cours : combien sont complets, combien ont des pièces manquantes, combien sont en attente de financement.

### Travail en équipe simplifié

Chaque collaborateur sait exactement ce qui lui reste à faire sur chaque dossier. Les responsabilités sont claires et les délais respectés.

## Cas d'usage concrets

Dossier OPCO

### Montage d'un dossier de financement

Un client demande une prise en charge OPCO. Vous créez le dossier dans tech&vape, la checklist affiche les pièces requises. Au fur et à mesure que vous les recevez, vous les rattachez au dossier. tech&vape vous alerte s'il manque une pièce avant la date limite.

Audit Qualiopi

### Préparation d'un audit de surveillance

L'auditeur arrive dans 3 semaines. En un clic, vous filtrez tous les dossiers de la période concernée et vérifiez que chaque checklist est complète. Les dossiers non conformes sont identifiés instantanément et vous avez le temps de les compléter.

Multi-sites

### Gestion de dossiers sur plusieurs centres

Votre organisme opère sur 3 sites. Chaque responsable de site gère ses dossiers dans tech&vape. Le directeur a une vision consolidée de tous les dossiers, avec des filtres par site, statut et période.

## Sécurisez vos dossiers et votre conformité.

Découvrez comment tech&vape structure chaque dossier de formation pour vous et simplifie votre conformité Qualiopi.

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